日本人は初対面の時に必ずといっていいほど名刺交換をする。
特にビジネスの世界では100％そうである。
その名刺がこの５年程の間に大きく変化したのをご存知だろうか。
５年前は名刺にＥメールアドレスを書いている人はまだ半分にも満たなかったが、いまやＥメールアドレスが書かれてない名刺の方が珍しい。
それもinfo@***といった会社の代表アドレスではなく、個人アドレスが書かれている。 それほどＥメールが普及しているということである。

　ところが、ここで一つ問題が出てきた。
あまりにも急速にＥメールが普及し、誰も彼もが使い出したから、エチケットを知らないままにメールのやり取りをする人達が増えているのだ。
個人的な私的メールの場合はそれでもいいだろうが、ビジネスの世界でエチケットを欠いたメールはせっかくのチャンスも失することになる。

　先方が多少気分を害するぐらいならまだいいが、迷惑メールと判断され読まずにゴミ箱に捨てられることもあるので注意が必要だ。

　では、以下によく見かける失敗メールの例をいくつか挙げてみよう。

署名なしはエチケット違反

　初心者、あるいはメールのやり取りをあまり頻繁にしていない人に多く見かけるのが署名抜きメールである。
出した当の本人は分かっているつもりかもしれないが、日に何10通も送受信している人はメールに署名がなければ、それが誰からのメールか即座に分からない。
分からなければ即「ゴミ箱」行きだ。

　ゴミ箱に捨てられないにしても、目上の人、年上の人に署名もせずにメールを出すのは名乗らずに電話をするのと同じで、とても失礼だろう。

　こんなちょっとしたことで相手の心証を害し、ビジネスがダメになったりすれば元も子もない。
　仮にそこまで行かなくても、「エチケットを知らない奴だ」と思われるだけで人生不利になる。

　では、署名はどのように入れればいいのか。
個人的な相手になら自分の名前（フルネーム）だけでもいいだろうが、ビジネスの場合は
　社　名
　部署名
　氏　名
　会社住所
　電話番号
　E-mailアドレス
　ぐらいは最低限必要だろう。
　そして上記部分を本文と区別するために
-------------------------------------
氏名 Ｅメールアドレス　etc
------------------------------------- @@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@
氏名 Ｅメールアドレス　etc
@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@
　というように罫線、記号などを使って上下に線を引いておくといい。

無題メールは受信拒否される

　次に時々見かけるのが「無題」メールだ。
これは携帯メールの影響かと思われるが、ＰＣメールの場合、題名は絶対必要。
題名なしのメールは99.9％迷惑メールと判断され、そのままゴミ箱に捨てられる。

　私は「無題」メールや題名欄に「Re:」だけ、あるいは「Fwd:」だけのメールは自動的に「迷惑メール」フォルダに移動する設定にしているから、一読もせずに捨てている。
　受信ソフトによっては一切受信を受け付けないこともあるので題名は必ず付けることが大事だ。

返信メールに多いミス

　上記２つ程ではないが、結構困るのが返信メールだ。
しかも、この手の返信メールが結構多いから参る。
　例えばユーザー登録を促す下記のようなメールが届いたとしよう。

ようこそ Shuriken Pro4 へ

インターネットメールソフト Shuriken Pro4 をご利用いただき、 ありがとうございます。 Shuriken Pro4は、ビジネスで使えるメールソフトとして進化しました。
セキュリティに強く、業務効率向上につながる機能をご利用できます。

■ユーザー登録をしてください
　ご登録いただくと、セットアップやトラブルに関するお問い合わせ
　などのサポートや、優待販売などのサービスを受けることができます。
　ユーザー登録サイトで、ぜひユーザー登録をしてください。
　　　　　　　　　　　　　・
　　　　　　　　　　　　　・
　　（実際にはこの間に20行ぐらいの文章があるが、長くなるので略）
　　　　　　　　　　　　　・
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　株式会社ジャストシステム

　このメールに
「後日ユーザー登録をします」
という一文を入れて返信することにしよう。

後日ユーザー登録をします。

> ようこそ Shuriken Pro4 へ
>
> インターネットメールソフト Shuriken Pro4 をご利用いただき、
> ありがとうございます。
> Shuriken Pro4は、ビジネスで使えるメールソフトとして進化しました。
> セキュリティに強く、業務効率向上につながる機能をご利用できます。
>
> ■ユーザー登録をしてください
> 　ご登録いただくと、セットアップやトラブルに関するお問い合わせ
> 　などのサポートや、優待販売などのサービスを受けることができます。
> 　ユーザー登録サイトで、ぜひユーザー登録をしてください。
> 　
　　　　 　　　　　　　　　・ >
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　　（実際にはこの間に20行ぐらいの文章があるが、長くなるので略）
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>
> 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　株式会社ジャストシステム

　Outlook Expressをはじめとし、ほとんどソフトは「返信に元のメッセージを含める」という項目に当初からチェックが入っているから、このまま返信ボタンを押すと上記のようなメールが相手に届く。

　返事はたった１行なのに、その後ろに送られてきたメールの全文が引用マーク付きで延々と続いているのが分かるだろう。

　こんなメールを返された方はうんざりするだろう。

たしかにそのまま返信ボタンを押せば楽なのは分かるが、引用は最低限にとどめ、不要部分は削除して送る配慮が必要だろう。

それが最低限のエチケットだと思うが、意外にこの程度のことをしない人が多い。 それもＩＴについて講演して回っているような人間でさえ、そんなメールを返してくるから見識を疑いたくなる。

　ともあれ、たかがメール、されどメールである。 一度自分が出しているメールを見直してもらいたい。

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